commissievanrijn

4 tips bij het versturen van een zakelijk mailtje

Een zakelijke mail kan belangrijk zijn, mocht je veel Duitse klanten of zakenrelaties hebben dan ik een cursus zakelijk Duits van ILC bijvoorbeeld sterk aan te raden. De manier van communiceren is een mail is te allen tijde formeel en er zijn veel gewoontes ontwikkeld in de zakelijke wereld waarvan het ongebruikelijk is er vanaf te stappen. In dit artikel neem ik jullie daar in mee zodat jullie goed voorbereid zakelijke mails kunnen schrijven, zonder ongebruikelijke foutjes.

Wat is de algemene e-mailetiquette voor het verzenden van een zakelijke e-mail?

Naast dat het belangrijk is correct zakelijk Nederlands te communiceren is het belangrijk je aan de volgende punten te houden. Goed zakelijke Nederlands leren kun je namelijk makkelijk zelf leren via een cursus zakelijk Nederlands leren. Daarom gaan we in dit artikel daar niet verder op in. In het huidige digitale tijdperk is het belangrijk om te bedenken hoe de e-mail van een bedrijf hun reputatie kan beïnvloeden. Bedrijven moeten zich bewust zijn van de volgende e-mailetiquette:

 

– Gebruik altijd een professionele handtekening

– Stuur geen e-mail vanaf een persoonlijk account

– Voeg een passende onderwerpregel toe

– Gebruik de juiste taal en toon in de e-mail

Hoe vaak denk je dat je collega’s zou moeten e-mailen zonder een formele vergadering?

Er zijn geen vaste regels voor hoe vaak je je collega’s moet mailen. De frequentie is afhankelijk van veel factoren, zoals het soort werk dat je doet en je organisatiecultuur. De frequentie van communicatie is belangrijk omdat het de productiviteit van uw team en de kwaliteit van uw werk kan beïnvloeden. Als u bijvoorbeeld een schrijver bent, kunnen er een dag of twee voorbijgaan zonder enige communicatie met andere leden van het team. Dit kan leiden tot misverstanden over wie aan welke onderdelen van een project werkt of welke deadlines gehaald moeten worden.

Wat zijn enkele strategieën om uw e-mails te verbeteren?

E-mail is een krachtig hulpmiddel voor marketing, klantenservice en het opbouwen van relaties. Maar met zoveel e-mails die elke dag worden verzonden, is het moeilijk om op te vallen in de inbox. Hier zijn enkele strategieën om uw e-mailstrategie te verbeteren:

-Doe je onderzoek naar de persoon of het bedrijf naar wie je een e-mail stuurt

-Gebruik sociale media als een manier om met mensen in contact te komen

-Stuur e-mails waaruit blijkt dat u om hun interesses en behoeften geeft

-Bied waarde in uw e-mails

Wat moet je vermijden in een zakelijke e-mail?

Als je serieus genomen wilt worden op de werkvloer, vermijd dan deze 7 dingen in je e-mails:

  1. Gebruik geen emoticons of emoji’s
  2. Vermijd woorden met alleen hoofdletters, ze worden als onbeleefd beschouwd
  3. Begin niet met “Hallo”
  4. Gebruik niet te veel uitroeptekens
  5. Gebruik “ik” of “jij” niet te vaak
  6. Vermijd het gebruik van tekstsnelkoppelingen zoals ‘lol’ en ‘ttyl’.
  7. Vermijd het gebruik van slangwoorden als ‘bae’.

Kunt u iemand anders berichten laten sturen namens uw bedrijf?

Dit is een vraag die de meeste bedrijven zichzelf stellen en het antwoord is ja. Het is altijd beter om iemand anders uw bedrijf te laten vertegenwoordigen en een professionele uitstraling te behouden. Het beantwoorden van vragen van klanten kan extreem tijdrovend en moeilijk te beheren zijn voor een bedrijf. Daarom zouden ze moeten overwegen om deze verantwoordelijkheid uit te besteden aan een externe klantenservicemedewerker. Om de kwaliteit van hun klantenservice te verbeteren, wenden bedrijven zich steeds meer tot uitbestede klantenservicemedewerkers die 24/7 ondersteuning kunnen bieden.